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2006/05/30

議事録というもの

こう見えても、私は団体勤務が長いから、議事録を作成するのは得意である。なにしろ団体というのは、会議を開いて次の会議をいつにするかを話し合うのが主な仕事だから。

まあ、これは半分冗談にしても (つまり、半分は本当)、議事録作成のテクニックによって、団体の仕事の能率は、かなり左右される。

私なんぞは、自慢じゃないが、会議の場にノートパソコンを持ち込み、論議の内容をリアルタイムで入力して、会議が終わったら、即プリンターにつなぎ、議事録をプリントアウトするという芸当を、いとも当然のごとくこなしてしまう。

しかも、その議事録は、かなりシンプルである。発言者が誰であったかなんぞは記録しない。しかも、その発言の要旨をかなり短く圧縮して、要旨のみを簡潔に記録する。各議題の結論だけはしっかりと明確にしておくので、後で読んでも、わかりやすい。

なにぶん、元は業界新聞記者上がりなので、発言の要旨をなるべく短くまとめるなんていうのは、お茶の子さいさいなのである。余計な修飾語なんていうのは、一切省いて、結論だけ書き残す。

このスタイルで苦情が出たことなど、一度もない。議事録なんてものは、後で読んだものが、その会議で何が決定されたのかということさえわかればいいのだ。寄り道の径路がくどくど書いてあっても、紙の無駄で、うっとうしいだけである。

インターネットにアップしてあるいろいろな議事録をみると、とくに政府系審議会や地方公共団体の議事録なんかに多いのだが、録音された発言をテープ起こしで、ただ単に逐語訳的に文字に移したとしか思われない芸無しのものが、かなり多い。

「ご指名でございますので、議長をつとめさせて頂きますが、なにぶん、不慣れなものでございますので、委員の皆様のご協力をいただきながら、つつがなく進行させていきたいと存じますので、何卒、よろしくお願い致したいと思います」 なんていう議長のほぼ無意味な挨拶を、まんま載せている議事録もある。

録音テープを何度も何度も巻き戻しながら、こんな下らない発言を聞き取って文字にするなんていう作業を大まじめにしている公務員というのは、はっきり言って給料泥棒である。

まあ、そんな類の議事録を読むと、その組織がいかに非生産的な会議をしているかというのがありありと暴露されて、それはそれで、意味がなくもないのだが。

毒を食らわば皿まで・・・本宅サイト 「知のヴァーリトゥード」 へもどうぞ

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日記・コラム・つぶやき」カテゴリの記事

コメント

いつも読みやすいですしね、ここ。
私はもったいぶった文や、無駄に飾った文や、
下手に抽象的な文が大嫌いです。
文って上手い下手とか、文法の間違いばかり言われるけど、
読んでわからないのが一番ダメだと思います。
日常の文の役目って伝えることなんだから、端的であるのが
一番なのにね。

投稿: kumi | 2006/06/01 04:39

kumi,the Partygirl:

お役所の文章って、回りくどいけど、
よ~く読めば、確かに通じるようには書いてあります。
(田舎の役場関係では、ひどいのも多いけど)

ただ、最初に細々とした来歴や条件が記してあって、
最後の最後に結論があり、
さらに、その後の付記まで読まないと
よくわからんみたいなのが多いのね。

最初に結論書けと言いたいですね。
細々としたことは、その後で説明しろと。

投稿: tak | 2006/06/01 10:47

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