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2006/11/09

メールの返事は、メールでしろ!

昨日、横浜での仕事の帰り道、夕刊フジと間違えて買ってしまった日刊ゲンダイに 「押し寄せるメール、短時間で片付ける裏ワザ」 という記事があった。

「裏ワザ」 というほど目新しいワザも見当たらない中に、「メールで返事しない」 というのがあった。電話で済ませろというのである。

これには驚いた。電話がうっとうしいからメールで済ませようとしているのに、その返事をいちいち電話で寄こされたら、ムッときてしまいそうだ。ちょっと原文を引用してみる。

ひと言で済む返信をいちいちキーボードを叩いて書いていたのでは時間がかかる。「了解」 「確認しました」 という程度なら、電話で済ませたほうがずっと早い。相手への電話がつながらないときだけメールで残す。

信じられない。「了解」 「確認しました」 程度の返信なら、私なら、いや、大抵の人は、キーボードを叩く方が絶対に早い。これを電話で済まそうとしたら、以下のプロセスが必要になる。

  1. ダイヤルする。
     
  2. 先方が出たら、「tak と申します。いつもお世話になっております。△△課の××さん、お願いします」 と告げ、目指す相手が出るまで待つ。
     
    (ここで、相手がすぐに出てくれるとは限らない。「ただ今、席を外しております」 とか、「別の電話に出ております」 とかいうことになる可能性は、かなり高い)
     
  3. ようやく相手が出たら、「tak です。いつもお世話様です。さきほど頂いたメールの件ですが、了解致しましたので、よろしくお願いいたします」 と告げる。

これを読んで、「何と間の抜けたことか」 と思わなかったとしたら、あなたのビジネス手法は、既に世の中で通用しないということである。

繰り返すが、電話で返事をするよりも、メールでレスする方が絶対に早い。さらに、先方としても、面倒を避けるためにメールで済まそうとしているのに、一言で済む返事のためにわざわざ電話をかけてこられたら、仕事のじゃまをされているのと同じである。

私なら、こんなことをされたら 「こいつ、馬鹿か?」 と思う。

この記事には、さらに、こんな信じられない項目もある。

アドレス帳を整理してあるか

アドレスはあいうえお順、ABC順に整理されるようになっているが、初期設定で送信者を必ず登録するように設定していたり、一回やりとりしただけの相手が残っていたりすると、たちまち 100 や 200 はたまってしまう。送信のときに、あて名をこの中から探そうとするとイライラするし、時間のムダ、いらないメールアドレスは削除してしまおう。

この記事は、そもそも 「押し寄せるメールを短時間で片付ける裏ワザ」 という記事なのである。つまり、受信したメールへの、返信を含む対応を効率よく済ませるという内容なのである。事実、最初から最後まで、そのトーンで書かれている。

だったら、「返信」 ボタンを押せばいい。いちいちアドレス帳から探す馬鹿はいない。それに、こちらからの送信の場合でも、通常の送信相手なんて限られているから、アドレス帳がいくら一杯になっても、探す場所は決まり切っていて慣れてしまい、実際にはそれほどの手間はかからない。

日刊ゲンダイの PC 関連の記事は、まともに信じてはいけないという教訓である。(「PC 関連の」 という条件付きにする必要はないとの見解も、当然あると思うが)

毒を食らわば皿まで・・・本宅サイト 「知のヴァーリトゥード」へもどうぞ

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コメント

まぁ最近はウイルスも下火になりましたが、「アドレス帳」にメールアドレスを登録していてはいけませんね。

投稿: Reiko Kato | 2006/11/09 02:19

あいたた!

私、アドレス帳でメールアドレスを管理してます。
サンダーバードをノートン先生でガードしてるから、いいかなと。

アウトルック系 (OE含む) は絶対に使いません。

投稿: tak | 2006/11/09 21:15

あ、でも、実際に時々いますよね。ビジネスメールの返答に特に意味なく電話をよこす人。
なにか急を要することでも起こったのかと思ったらさにあらず、あれはなんだったんだ、と。
空気が読めない人だなぁ、とひっそり思っていたけれども、あれはその人なりのウラワザだったんですね。なるほど。
てかま、その「裏技」はPCに触るのが怖いおっさんのいいわけって気もします。
とはいえ、そういう人とはあんまり密に仕事したくないなぁ、というのが正直なところ。わたしの場合、実際そうなっちゃいましたが。

投稿: まこりん | 2006/11/10 01:52

まこりん さん:

ははあ、実際にいるんですねぇ。

>なにか急を要することでも起こったのかと思ったらさにあらず、あれはなんだったんだ、と。

実感だなあ。ぽかんとしちゃいそう。

まあ、レスするにも状況が込み入っていて、リアルタイムのやりとりがないと、まともには答えにくいという場合もあるんで、一概に電話するなとはいわないけれど、「了解しました」 ぐらいは、メールにしてくれってことですね。

投稿: tak | 2006/11/10 11:05

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