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2015/01/17

たまる一方の紙の書類を整理する奥の手

常にどんどん増え続けて、デスクの上や書棚を埋め尽くす書類の山の整理には、多くの人が苦労しているだろう。最近はデジタル・ファイルという形でのデータ保存が多くなったので昔ほどではないが、それでもやはり、紙の書類は日々増え続けて仕事部屋のスペースを圧迫する。

私は以前、野口悠紀雄氏の 「超整理法」 の 「押し出しファイリング」 というのを試してみたことがある。このメソッドでは、書類を分類整理して専用ファイルに保存するなんていう、手間がかかるばかりで実利の少ない作業はしない。

超整理法で守るべきは、「端から立てて保存する」 という原則だけである。何しろ、紙の書類というのは人間よりずっと怠惰で、一度横に寝てしまったら梃子でも起きない。

新しい書類はどんどん右の方に (別に左でもいいのだが、とにかく一方通行で) 立ていく。そうすることで、書類は時系列に並び、「いつ頃の書類」 ということさえ覚えていれば、さっと取り出しやすい。そして一度取り出して使った書類は元の場所に戻すのではなく、改めて一番右に立てる。

こうすることで、古い不要な書類は次第に左側に追い詰められ、新しい書類とよく使う書類だけが右側に並ぶことになる。左側に追い詰められてしまった書類は、ある時期に見切りを付けてどっと捨てる。それで、このメソッドを 「押し出しファイリング」 という。

ただこれは、とてもいい方式だと思ったのだが、いざ自分でやろうと思うと、なかなかうまくいかなかった。

初めのうちは書類立てにスペースがありすぎるので、よれっと曲がってしまう。曲がらないように封筒やクリアファイルに入れて立てようとすると、その手間さえ面倒で、ついデスクに積み重ねてしまう。それで結局、私の机の上は元の混乱した状態に戻っていた。

それを解決したのが、写真にあるような、6個の紙製ファイルボックスを並べて立てた、プラスチック製のケース 2個である。

Img_1144

この合わせて 12個のファイルケースに、月ごとの書類を入れていく。分類などせずに、ただひたすら放り込んでいくのは、超整理法と同様だ。1か月ごとに分けて入れるので、1年分の書類がこの中に入る。

私はこれを昨年の 1月から開始した。初めのうちは書類を横に積み重ねる習慣が抜けきらなかったが、とにかく結果的に月ごとのフォルダーに放り込めばいいので、後追いでもなんとかなり、5月頃には自分の中で定着したメソッドになった。

この 「後追いでもいい」 というのが、大きなメリットである。一度横にしてしまった書類でも、ちょっと日付を確認すれば放り込む先が明確なので、あっという間に片付く。「取り返しが容易」 なのである。オーソドックスな超整理法は後追いが難しいので、途中で挫折してしまいやすい。

私は今年の元日に、昨年 1月の書類をどっと捨てた。空っぽになった 1月分のボックスに、今年 1月の書類を入れ始めている。このローテーションのおかげで、書類は 1年間確実に保存され、翌年同月にはいやでも破棄される。

このメソッドを試してみてわかったのは、一度この書類入れに放り込んだものは、よほどのことがない限り、再び取り出して見ることことなんてないということだ。稀に取り出して確認する書類もあるが、それは 1〜2か月以内のものがほとんどで、3か月経ってしまったら、まず用がなくなる。

というわけで、1年経過してしまったら、迷うことなく捨てることができる。これはある意味、「不要な書類」 の棺桶のようなものである。ただ、ほんの稀に必要になることがあるので、 一応 1年間だけは墓に納めず (つまり廃棄せず) に、棺桶のまま保存しておくというわけだ。

どうせ 1年経てば破棄するもので、ある意味、気休めみたいなものだから、きれいに整理して保存する必要もない。どんどん放り込めばいいだけなので、手間がかからない。これも、長続きする要因だろう。

ちなみに、度々参照するほどの重要書類なら、デジタル・データで送ってもらい、PC の中に保存してあることが多いから、たいていはそっちの方を見る。編集作業やコピペなどの再利用が自在だから、自然そうなってしまう。

万が一、1年以上経って捨ててしまった紙の書類が必要になっても、それを作成した張本人のところにはデジタル・データで保存されているはずなので、ちょっとメールで依頼すればすぐに送ってもらえる。もし張本人のところにも保存されていないようなデータなら、そんなに重要なデータじゃないってことと、割り切ればいい。

ということは、これはデジタル時代になったからこそできるメソッドなのかもしれない。紙の書類がすべてだった時代には、やはりきちんと分類整理して、専用のフォルダに綴じて保存するのが最良の方法だったろう。ただ、今の時代に律儀にそんなやり方をするのは、時間の無駄でしかない。

そんなわけで、最近の私のデスクの上は、一時期よりは乱雑さが軽減され、作業スペースが広くなった。たまに紙の書類を探すことになっても、横に積み重ねられた山を掘り起こす必要もなく、簡単に見つかる。ありがたいことである。

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