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2003/04/06

書類は捨てても平気

務先から送りつけた書類を、"SOHO" に改造した書斎コーナーの書棚に収納した。

書類の整理をするといつも思うのだが、フォルダーにきちんと整理されているのは古くて不要になったものばかりで、今必要なものは、バラバラになってしまっている。

下手をすると、書棚の一番いい場所は、既に不要になった書類で埋められていて、現在進行中の重要書類は、デスクにうず高く平積みにされた書類の山のどこかにあって、探し出すのも大変ということになる。

こうした状態を清算するのに最も有効なのは、とにかく「捨てまくる」ことだ。「いつか必要になるだろう」 などと思って保存していても、その95%は決して二度と目を通すことなどないか、原本が自分の PC のハードディスクに入っているものである。ということは、書類の 95%は捨ててしまっても困らないということだ。

それでは、残りの 5%はどう対処すればいいかと言うと、不幸にして捨てた後で必要になったら、その書類を制作した相手先に、電話かメールで、うやうやしく再送付をお願いすればいいのである、今時はEメールに添付してすぐに送ってくれる。ということは、書類はほぼ100%、捨ててしまっても困らないと思っていい。

保存するのは、せいぜい過去半年分ぐらいの書類で十分だというのは、既に経験則で知ってしまった。1年間保存するに値する書類は稀と言っていい。

要するに、法的に 5年間保存を義務付けられている決算書類のようなもの以外は、どんどん捨てても困ることはほとんどない。それよりも、後から後から増え続ける書類の処理に追われる方が大変なのである。

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