「12ケース乱雑放り込み法」 という書類整理

紙の書類の整理が下手な私だが、どうやら 2年以上まともに続いて成功している方式がある。それは今年の 1月 17日の当ブログで紹介した方法だ（参照）。下の写真のように、単に月ごとの書類を 12個のファイルケースに乱雑に放り込んでいくというだけの、メチャクチャ簡単なやりかたである。

書類に穴をあけ、フォルダに綴じていくなんていう几帳面なやり方はとうてい性に合わないので、このやり方にたどり着いた。とにかく過去 1年間の書類はこれで保存しておけるし、1年以上経ったらごっそりと捨てるだけだ。迷わず捨てて、困ったことは一度もない。そして本日、この方式に「12ケース乱雑放り込み法」と名を付けてみた。

今年 1月の記事でも書いたのだが、書類を紙の形で保存するなんてのはほとんど「気休め」であり、後から取り出して使うなんてことはあまりない。ざくっとした印象でいえば、8割以上の書類は 2度と取り出してみる必要はなく、そのまま 1年後に廃棄されるだけだ。

問題は残る 2割の書類を、たまに取り出して確認してみる必要が生じるということである。そんな場合でも、大体いつ頃の書類かさえわかれば、さっと取り出して見ることができる。そして用が済んだらまた同じ場所に、ごく乱雑に放り込むだけだ。

この方式が「気休め」というのは、今どきはほとんどの書類をデジタル･データで処理しているので、本当に必要な書類は PC の中にあるからだ。私は、紙の書類はご覧のように乱雑に保存してあるだけだが、デジタル･ファイルはとても綺麗に整理してある。

その理由は簡単だ。デジタル･ファイルは保存するときにしっかりと最適なフォルダに保存すれば、あとは何度開いてみても、「閉じる」をクリックすれば一瞬の間に元の場所に戻るのである。紙の書類はいちいち元の場所にしまい直さなければならないが、デジタル･ファイルはその手間がいらない。

これは本当に福音なのである。紙の書類の整理が面倒なのは、出してみる度にしまい直さなければならないからで、それを怠ると始末に負えないほど乱雑になってしまう。ところがデジタル･ファイルは、最初にしっかりとしまっておけば、後は「閉じる」だけで自動的に元の場所に戻るのだ。

だからこそ、どっかの会議で配られた紙の書類なんて、「気休め」みたいなやり方で保存しておけばいい。「気休め」で済むからこそ、2割ぐらいの割合で生じる「ちょっと取り出して見るだけ」とかいう必要性に関しても、ささっと対応できる。

それ以上にシリアスに必要な書類だったら、紙の形ではなく、デジタル･データとして送ってもらえばしっかりと保存できる。それだけのことだ。