紙の書類の整理と保存にうんざりしながら

ここ 2〜3日、溜まりに溜まった紙の書類と格闘を繰り広げている。最近はデジタル･データでの書類のやりとりが増えたとはいえ、やっぱり紙の書類というのは日に日に増えてしまう。要らないものはバッサリと捨てて、保存する価値のあるものだけをファイルに綴じるのだが、それがなかなか面倒なのだ。

昔は書類を整理するといえば、こんな写真のような形でずっしりとしたファイルを作っていた。私は団体事務局という因果な職場に勤務した経験があるので、こんな画像を見ると懐かしさとうんざり感の入り交じった不思議な気持ちになる。

ちなみに、上の写真のようなタイプは俗に「フラット・ファイル」と称している。かっちりと平らに綴じてしまうから、こんな名が付いたのだろう。長らく和製英語なんだろうと思っていたが、なんと "flat file" と言えば英語としてもちゃんと通じるのでびっくりしたことがある。

フラット・ファイルは構造が単純なので手軽なのだが、分厚い綴じの中程の書類を取り出そうなんてすると、どえらく面倒なことになる。なにしろ、せっかく綴じた書類のかなりの部分を外してしまわなければならないのだから、うんざりしてしまうのだ。

そこで、しょっちゅうそんな作業をしなければならないオフィスでは、上の 2つのタイプのファイルをメインに使うことになる。左は「金属パイプ式ファイル」、右は「リング･ファイル」と称している。両者のメリットは、分厚い束の途中からひょいと書類を抜き出すのが手軽なことだ。

フラット･ファイルだと、抜き出した書類をファイルに閉じ直す時に、また必死にやり直さなければならないが、パイプやリングの場合は、基本的に取り出した紙以外はパイプやリングから外れていないので、後始末が格段に楽なのである。

これも英語は ”pipe file" と "ring file" でちゃんと通じる。リング・ファイル の場合は "D-ring file" なんて言うと、かなりいっぱしに聞こえる。

とはいえ、団体事務局みたいな大袈裟なオフィスではなく、せいぜい個人事業程度だと、そんなに分厚いファイルを作ることは稀になるから、いちいち紙に「2つ穴パンチ」と称する道具で穴を 2つ開けてリングやパイプに通すなんてことすら、うんざりするほどうっとうしくなる。

A4 サイズの紙の縦の真ん中に目印の折り目をほんのちょっとだけ付けて、その折り目にパンチの真ん中の出っ張りみたいなシルシを会わせて、「バンッ！」。こうして開けた穴に、ファイルのパイプやリングを通す。これ結構面倒なのだが、面倒すぎて整理を怠ると、それはそれでまた、さらに面倒なことになる。

そこで個人的には、近頃バインダー方式をもっぱらとするようになった。下の写真のように、穴を開けずにクリップ式のバインダーで挟んでしまえばいいので、作業がとても楽だ。個人ビジネスだとそんなにべらぼうに分厚いファイルを作ることもなくなるので、はさんだ紙がバホバホっと外れてしまうこともない。この程度の簡便さは嬉しいことである。

できることなら、すべての書類がデジタル・データで配布されるようになってくれればありがたいが、なかなかそういうわけにも行かない。まだしばらくは、紙の書類との格闘が続くことになりそうだ。紙の書類は確かに読みやすいけど、保存にスペースが必要だし、持ち運びがうんざりするほど重いのだよね。