「最初にきちんと結論を示す」ことの大切さ

東洋経済 ONLINE に「仕事のできない人はメールの文面がイケてない」という記事があり、是正するための第一歩は「ワンセンテンス･ワンメッセージ」を心がけることとされている。「1つの文では 1つのことを言う」というのは、グダグダと余計な要件を詰め込みすぎないってことだ。

「そうそう、その通り！」と頷く一方で、「でもこれ、何十年も前から言われてることだよね」とも思ってしまう。この世界、案外進歩がない。「伝えることの下手な人」というのはいつの時代でも同じようにわけのわからないメールを寄こす。

私自身が受け取るメールでも、「一体、何が言いたいんだよ！」と言いたくなるのは、1つの文の中にいろいろな要素を散りばめて、結局自分でも混乱してしまっているような代物だ。

例えば「例の件の関連では、あんなような、こんなような、そしてこれこれこうしたようなこともございますので、どうぞよろしくお願いいたします」なんていうようなメールをもらっても、一体何について「よろしく」すればいいのかわからない。アクションの取りようがないのだ。

「どうやらまだ結論が出ていないみたいだから、続報を待つしかないね」と判断してしばらく静観していると、「例の件はどうなりましたでしょうか？」なんて聞いてくる。これでは「どうなったのか聞きたいのは、こっちの方です」と返事するほかない。

よく確認すると、最初のメールの「そしてこれこれこうしたようなこともございますので」という部分が、重要な結論だったなんてわかったりする。だったら余計なことは書かずに、単刀直入に伝えてもらいたかったところである。

その間の経緯をどうしても伝えたかったら、最初に結論をしっかりと書き、その後に「ご参考までに」とか断り書きを付けて添えてくれればいい。ところが初めにいろいろ余計な話をみっちりと書き、同じセンテンスの最後に重要なことをちょこっと付け足すだけだからわからなくなる。

初めに結論をはっきり書くためには、議論の経緯を自分でしっかりと把握、理解していなければならない。「あんなことも、こんなことも」とどうでもいいことばかり書きたがるのは、議論を振り出しに戻す意味しかないので、こんなやり取りが続くうちに、いつの間にか案件自体がうやむやになってしまう。

ちなみに菅総理の国会答弁は、その典型だ。ことをうやむやにしたいがために自分でもはっきり理解する気がないか、あるいはそれとは逆に、自分がはっきり理解していないのでうやむやに答えるしかないかのどちらかである。

申し訳ないが、「十分に理解しているけど、敢えてトボけている」といった感じには見受けられない。