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2021年3月31日

わかりやすいメールを書くには

東洋経済 ONLINE が、「デキない人はメール文面に配慮がない 相手にわかりにくい言葉と誤字・脱字はご法度」という動画を YouTube にアップロードしている。相手にイライラ、モヤモヤされないためのメール作成ノウハウという内容だ。

もらったメールを読んで、「こいつ、一体何が言いたいんだよ!」と言いたくなることがある。主語と述語がめちゃくちゃで、何とか意味をくみ取ろうとすると、正反対の内容の 2通りに読めてしまうなんていうメールもそんなに珍しいものではない。

そんな場合は 2通りの解釈を併記して、「あなたの真意は、どちらですか?」なんて確認の返信をしなければならなかったりする。それでもほとんどの場合、相手は自分の文章がどうして 2通りに解釈されてしまうのかが理解できず、「ややこしいことを言ってくるヤツだな」と思うばかりのようだ。

東洋経済の動画によれば、こうした事態を避けるための重要ポイントは 「わかりやすい言葉選び」「文章は必ず推敲する」という、たった 2つである。言ってしまえば簡単な話だが、それをきちんとこなすのは案外むずかしい。

「わかりやすい言葉選び」というのは、「中学校までに習った言葉を使い、中学校までに習った知識があることを前提に」文章を書くことだという。例えば、こんなのは論外だ。

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流行りのカタカナ言葉を思い切りちりばめたメールをもらうことがあるが、こうした文章を書く人というのは大抵、自分の言いたいことを自分でもまともにわかっていないので、テキトーに放っておいても全然構わない。自分の言いたいことを明確に理解していれば、もう少しまともな文章が書けるものだ。

それから「推敲」のポイントとしては、

  1. 誤字(変換ミス)脱字(書き落とした文字)をなくす
  2. 文字(文)を付け加えたり、削ったりして読みやすくする
  3. 情報に間違いがないかを確認する
  4. よりわかりやすい表現に差し替える

という 4点が上げられている。とくに最初の「誤字(変換ミス)」というのは、どんなに慣れても犯しがちなミスだから、よほど気をつけなければならない。

口頭でのやり取りにしか慣れていなくて、文章がまともに書けないという人は案外いるものだが、今どきはメールでのコミュニケーションが不可欠となっているので、少しは「書き言葉」に慣れてもらわなければならない。

ちなみに「推敲」に関しては、どんなに気をつけても気をつけすぎということはない。例えば、この YouTube 動画にしても、話の中身と関係のない「銚子丸がどうのこうの」なんてテロップが出てきたりして、「何じゃ、こりゃ?」と思わせてしまう。

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YouTube のページのコメント欄に「0:04:56頃に内容と関係のないテロップの誤植が入っていました。大変失礼いたしました」と書き込まれている(参照)から、東洋経済としてもこのミスには気付いているようだが、本当に本当に、推敲というのは不可欠な作業であるとわかる。

 

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言葉」カテゴリの記事

コメント

以前勤めていた職場の関連会社の上席さんが、なにかのオーダープロジェクトにフィックスされたらしいと聞かされました。

(せっかくの4月1日なので、難解な文章を作成いたしました。)

投稿: 乙痴庵 | 2021年4月 1日 17:28

乙痴庵 さん:

わはは、確かにさっぱりわかりませんわ (^o^)

投稿: tak | 2021年4月 1日 18:35

この「ひろゆきさん」という方(にちゃんねるを始めちゃった人)実にいいこと言ってます。
一分ちょっとの動画です。
https://www.youtube.com/watch?v=QG-uqXy5uiI

私が昔関わった某企業の部長は「コアコンピタンス」なる言葉を前後に一拍置いて多用してました。日本語で言えよといつも思ってました。

投稿: ハマッコー | 2021年4月 1日 21:42

ハマッコー さん:

いいアドバイスですね。そもそも "fire" という言葉は、「クビにする」という意味ですからね (^o^)

「コアコンピタンス」という言葉に関しては、うまく短く言い表せる訳語のないことが痛恨ではありますね。

ただ、「強み」と言っちゃえば楽な話で、大抵はそれで済んじゃうんですけど ^^;)

投稿: tak | 2021年4月 1日 22:38

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