わかりやすいメールを書くには

東洋経済 ONLINE が、「デキない人はメール文面に配慮がない　相手にわかりにくい言葉と誤字･脱字はご法度」という動画を YouTube にアップロードしている。相手にイライラ、モヤモヤされないためのメール作成ノウハウという内容だ。

もらったメールを読んで、「こいつ、一体何が言いたいんだよ！」と言いたくなることがある。主語と述語がめちゃくちゃで、何とか意味をくみ取ろうとすると、正反対の内容の 2通りに読めてしまうなんていうメールもそんなに珍しいものではない。

そんな場合は 2通りの解釈を併記して、「あなたの真意は、どちらですか？」なんて確認の返信をしなければならなかったりする。それでもほとんどの場合、相手は自分の文章がどうして 2通りに解釈されてしまうのかが理解できず、「ややこしいことを言ってくるヤツだな」と思うばかりのようだ。

東洋経済の動画によれば、こうした事態を避けるための重要ポイントは 「わかりやすい言葉選び」「文章は必ず推敲する」という、たった 2つである。言ってしまえば簡単な話だが、それをきちんとこなすのは案外むずかしい。

「わかりやすい言葉選び」というのは、「中学校までに習った言葉を使い、中学校までに習った知識があることを前提に」文章を書くことだという。例えば、こんなのは論外だ。

流行りのカタカナ言葉を思い切りちりばめたメールをもらうことがあるが、こうした文章を書く人というのは大抵、自分の言いたいことを自分でもまともにわかっていないので、テキトーに放っておいても全然構わない。自分の言いたいことを明確に理解していれば、もう少しまともな文章が書けるものだ。

それから「推敲」のポイントとしては、

1. 誤字（変換ミス）脱字（書き落とした文字）をなくす
2. 文字（文）を付け加えたり、削ったりして読みやすくする
3. 情報に間違いがないかを確認する
4. よりわかりやすい表現に差し替える

という 4点が上げられている。とくに最初の「誤字（変換ミス）」というのは、どんなに慣れても犯しがちなミスだから、よほど気をつけなければならない。

口頭でのやり取りにしか慣れていなくて、文章がまともに書けないという人は案外いるものだが、今どきはメールでのコミュニケーションが不可欠となっているので、少しは「書き言葉」に慣れてもらわなければならない。

ちなみに「推敲」に関しては、どんなに気をつけても気をつけすぎということはない。例えば、この YouTube 動画にしても、話の中身と関係のない「銚子丸がどうのこうの」なんてテロップが出てきたりして、「何じゃ、こりゃ？」と思わせてしまう。

YouTube のページのコメント欄に「0:04:56頃に内容と関係のないテロップの誤植が入っていました。大変失礼いたしました」と書き込まれている（参照）から、東洋経済としてもこのミスには気付いているようだが、本当に本当に、推敲というのは不可欠な作業であるとわかる。